こんにちは！株式会社エイチームライフデザインで、アフィリエイト広告の運用担当をしている熊崎 洋人です。

Webマーケティングをする上で、社内で仕事が完結することが多く、社外との打ち合わせや商談の機会が少なく苦手意識がある人はいませんか？

「長く業界にいるが、正直、社外とのコミュニケーションが得意ではない。急に機会が舞い込むとアタフタしてしまう」という方は、比較的多い気がしています。

私は、アフィリエイトの仲介会社や代理店などとの、折衝業務が多いポジションです。また、前職ではWebサイト制作の営業を行っていた経験も持っています。

そんな私が、社外とのコミュニケーションで役立つコツや、社外の方と話す際に意識していることをまとめます。 

STEP1：人間関係を築く

お相手がどんな方か観察して波長を合わせる

社外の方がどのような話し方をするか、どのような人柄なのかといった特徴を探すのが1つ目のコツです。

その方と波長を合わせるだけで、会話がしやすくなります。早口ならば、早く話すように心がけてみましょう。結論を急ぐ方であれば、無駄に長く話さないようにします。

表情が柔らかい方であれば、こちらも柔らかい表情を心がけます。

お相手の特徴を覚えておく

どのような方なのか、仕事やプライベートでどのような活動をされているのか、どこにお住まいか、出身地はどちらか…などを覚えておくと良いです。

些細なことでも、二回目以降の会話でそれをきっかけに雑談が盛り上がり、お相手から「自分を覚えていてくれている」と感じてもらいやすく、距離が縮まります。

意識的に、お相手のアイデンティティにまつわる質問を交えてみましょう。

信頼を得る

社外の方から「この方と仕事がしたい！」「○○さんなら大丈夫」と思ってもらえるよう、初めは過度なくらいに、信頼してもらうことを意識しています。

逆に「こういう方と仕事をしたくない。」というイメージを持たれないようにも、慎重な言動を心がけています。

例えば、連絡を返す場合にも迅速に対応するように心がけ、すぐに戻すことが難しい場合でも「内容を確認中です」とステータスを伝えます。
社外の方がすぐに声をかけられる位置にいない場合もあるため、やり取りの速さは重要です。

また、こちらがお願いされたことに関しては、些細なことでも確実に遂行できるようにします。こちらが期待に応えれば、お相手も徐々に自分を信頼してくれますし、協力してくれるようになるでしょう。

お相手は自分の鏡

もし自分が緊張しているのであれば、十中八九、お相手も緊張してしまいます。緊張感は場に伝播しまいがちですし、ピリッとした空気は建設的なコミュニケーションを阻害してしまうかもしれません。

特に初めての打ち合わせ時などは、自分から程よくリラックスして臨んでみてください。こちらが良い空気で接すれば、お相手も必ず応えてくれるでしょう。

STEP2：御用聞きにならない

言われたことを聞くだけにならない

私は、ただ先方に言われたことを鵜呑みにして、その通りやる・持って帰ってくるだけの状態だけは避けるように心がけています。大事なのは、“事が前に進むこと”だと考えているからです。

例えば、言われたことを社内で確認しているだけ・揉んでいるだけだと、社内での確認と、先方への報告が何度も繰り返されるだけ…のような停滞ステータスになることがよく起こります。結局、何も進展がなく時間だけが過ぎていくという経験を、私自身も何度も経験しています。

ここで重要なのは、”事が進むための整理”ができていることです。

先方との会話の中で、進捗や目標が明確になるように心がけ、2手・3手先を意識し、こちらの要求を整理しましょう。

あらかじめ準備しておいてゴールを決めておく

打ち合わせを行う場合は、事前に進捗や目標を整理しておくことが大切です。

社外から提案をもらう場合でも、事前に整理しておけば具体的な提案や質問ができ、会話が発散しても主題に収束しやすくなります。

要求は臆さず伝える

こちらの伝えたいことや目的は、先方へ明確に伝えるべきです。

お相手の意向をただ聞き続けるだけでは効果的な議論はできません。積極的に自分（自社）の意見を述べ、事を成すために、お相手に伝えるべきことを臆さず伝えることが重要です。

STEP3：色々な話題で世間話をする

自分の携わっているサービス・事業以外のことも聞く

社外の方とお会いする機会は貴重です。そのため、打ち合わせの主題だけでコミュニケーションを終えるのは非常にもったいないです。

社外には、社内にない貴重な情報がたくさんあります。なので、社外の方と接する機会で、その情報を広く取得できるように私は心がけています。話が展開する中で、他社様や他業界がどういった戦略・方針を取っているか～といった、ネット上には載っていない貴重な情報が手に入ることもあります。

これらの情報を社内に持ち帰り、チームと共有することで、打ち合わせの成果が一層豊かになります。

自社のビジネスに繋がるヒントを探す

前段にも繋がりますが、社外の方との接点においては、何か1つは自社の益になりうるヒントを持ち帰るようにも努力しています。

特に広告代理店の方とお話させて頂く場面では、予期せぬ企業との繋がりやビジネスチャンスが生まれることもあります。

自社の身近な出来事や、会社の課題、ビジネスの成功事例、苦戦している点…などについても話をしてみることで、発展的なイベントが生まれるかもしれません。

自業界のネタを積極的に出してみる

私はWeb業界で働いているので、Web市場の状況やITトレンドなど、業界に関する情報を積極的に社外の方と意見交換します。

例えば、新しいサービスの立ち上げを検討しているときに他社の参入難易度や伸びしろについての話題提供が、自社で見逃していた視点を発見させビジネスに新たなアイデアをもたらすことがあります。

例えば、広告市場の伸びている商材分野や、集客プラットフォームにおいて他社様が行っている手法など、積極的に社外の方から情報を引き出してみるとよいでしょう。

さいごに

“営業”という職能でない限り社外とのコミュニケーションは機会も少なく、場数が多いわけではありませんので、すぐには得意になるのは難しいかもしれません。

そういった方でも試せる小さなコツや意識の改善を紹介させていただきました。ぜひ、少しずつ試していただき、社外とのコミュニケーションを円滑に進めて、業務に活かしていただければと思います。

また、エイチーム内には、自分のノウハウや経験を持つWebマーケターがたくさん在籍しています。

エイチームライフデザインのnoteでは、今回お伝えした内容のほかにも、コンテンツマーケティング、アドマーケティング、SNSマーケティング、ブランド戦略など、社内のノウハウや事例を紹介していきます。
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