こんにちは、株式会社エイチームライフデザインでデザイナーをしている
出口 綾夏と申します。

IT企業に勤めていながらWEBデザイナーではないという特殊な経歴です。
主にサービスのブランディングやマス広告などに携わっています。
運営しているサービスのブランド戦略を正しくアウトプットできるように日々奮闘中です。

今回の記事では、
ZOOMなどのオンラインミーティングが普及した中で、みんなが名刺代わりに使えるバーチャル背景キットを考え運用がうまく行ったのでご紹介したいと思います。

まずはじめに

在宅勤務も進み、
ZoomやGoogle meet上でのオンラインアポイントも増え、
名刺代わりになる『バーチャル背景がほしいよ』と声をもらうことが多くなりました。（特に営業部！）

そこで、ブランドイメージを統一しつつ、
スタッフみんなが自分のバーチャル背景を作れる方法と運用 を考えてみました。

最初に デザイナーの力が少し必要 ですが、
1度作ってしまえばデザイナーが1つ1つ作って対応するよりも工数はかからず、効率的にバーチャル背景を作成し活用してもらうことができると思います。ぜひデザイナーの方に読んでいただけると嬉しいです。

個人用バーチャル背景とは？

▼背景のイメージはこちらです。

サービス + 自分の所属部署 + 役職 + 名前が記載されているシンプルなもの。
上記をGoogleスライドを使って
デザイナーでなくても自分で背景を作れる ようにしました。

バーチャル背景作成キットの仕組み

ベースはGoogleスライドを使用します。
実際に見ていただいた方が早いので下記をご覧ください。
バーチャル背景作成キット

利用者は、スライド上でフォーマットをコピーしてルールに従い、
自分の情報を入力するだけです。
　
背景のデザインを変えれば、
サービスごとにも変更できますし、企業の背景にすることもできます。

作成キットを作るまでの流れ

• 作成キットを作るまでの大枠の流れを説明します。

1.デザイナーがベースとなる背景のデザインを制作する
制作ツールのおすすめはイラストレーター。
細かなデザイン調整ができるため。

2.見本のバーチャル背景作成キットを参考にスライド本体をつくる

3.1で作った背景を設定する
 スライド→背景を設定→画像を選択→テーマに追加

4.ルール部分の情報を変更する
・変更のポイントは以下
　・書体を指定されている書体へ（なければブランドに合う書体）
　・書体カラー
　（ハナユメは強すぎないように黒ではなくグレーを使用しています）
　・会社情報
　・書体を変えた時に崩れるようであれば余白などのルール【任意】

5.実際にルールでテストしてみる
　 作成した背景を実際に背景設定してみることも忘れずに。

6.問題なければ完成！組織へ展開する

運用のポイント　

• 背景デザインや最初のルール及び全体に関わる修正は、
  できればデザイナーが担当してください。
  サービス、会社の看板（顔）となるためデザイナーが担当しブランドを毀損しないデザインを作ってください。ライフデザインではデザイナーがバーチャル背景キットを作成しています。

• 情報は極力シンプルにすること
  あれもこれも入れたくなりますが、たくさん情報を入れると一番大事な情報が伝わらなくなるので、情報はあまり足さない方がよいです。
  サービス + 自分の所属部署 + 役職 + 名前 +α 情報1つくらいが限度です。
  ※+αの情報・・・QRコードやキャンペーン情報・採用情報など。

• 作成された背景の最新をチェックすること
  作ってもらった背景は常にスライド配下に最新の背景が残るように運用してください。チェック担当を決めて、しっかり作られているか定期的に確認をすると良いです。
  ルールが守られていない背景を見つけた場合は、コメントを残したり修正もしくは修正依頼をすることで背景をつくった作者へ連絡することが可能です。チェック担当はデザイナーを推薦します。
  異動が多く発生する時期は個人個人の部署や情報の修正が多くなるので、
  修正とチェック期日を設けると良いです。

• 特別対応やイレギュラーを極力作らない
  イレギュラーをつくると、統一感が崩れたり問い合わせが増え、
  運用がうまくまわらなくなります。
  できるだけイレギュラーはつくらないようにしてください。

さいごに

以上が背景作成キットの流れでした。上記を活用することで、
外部の方に名前を覚えやすくなったり、毎回自己紹介をする手間など省けると思います。
デザイナーを巻き込み上手に運用されますように。

デザイナーの方へ
私自身、いつも制作物を依頼されるとAdobeなどのデザインツールを使い、
最後までクリエイティブを作りがちだったのですが
多くの人が利用できると良いものは、作り方自体を改めて考えるようになりました。
“みんながよく使ってるツールを融合させてモノを作れないか？”を考えると
案外、使い勝手のいい仕組みができるのを知りました。
デザイン制作ツールは、クリエイティブの専門ソフトだけじゃない。
この記事が良いアイデアが生まれるきっかけになれば幸いです。